Важной частью работы каждой библиотеки научной или образовательной организации является формирование базы данных (БД) трудов сотрудников этой организации. Конечной целью такого ресурса является сохранение научного наследия. В свете последних государственных инициатив полнота и точность представленных в таком ресурсе данных приобретает жизненно важное для организации значение. Следуя за новыми технологиями, процесс формирования БД трудов сотрудников проходит несколько обязательных этапов развития. Каждый этап имеет свои характерные признаки и особенности. Результатом этапа является законченный информационный ресурс, соответствующий поставленным на данном этапе целям. Полученные по завершении каждого этапа ресурсы могут дополняться новыми данными при переходе к следующему этапу развития, но могут продолжать расширяться на фиксированном уровне, если это соответствует концепции информационного ресурса. Кроме того, на каждом этапе может потребоваться новая технологическая платформа.

Основные этапы развития электронного архива научных публикаций:

1. Библиографическая БД трудов сотрудников организации, содержательной основой которой послужила традиционная картотека трудов сотрудников. Данный этап формирования БД является наиболее хорошо разработанным, многократно реализованным в различных организациях. Однако и на этом этапе формирования базы возникает ряд проблем, требующих иногда нетривиального подхода. Одной из таких проблем является наличие разночтений фамилии автора, возникающих при транслитерации.

В процессе формирования фонда трудов использовались электронные копии публикаций. На первом этапе накопления применялись: а) интернет-ссылки на онлайновые документы, лежащие на сайтах редакций и личных сайтах авторов; б) отсканированные копии статей, предоставленные автором или полученные по МБА; в) электронные варианты публикаций в авторской редакции.

Накопление электронных документов создало предпосылки для перехода к следующему этапу развития информационного ресурса.

2. Библиографическая БД трудов сотрудников, содержащая ссылки на полный электронный текст. С увеличением доли описаний, содержащих ссылки на полные тексты в базе трудов сотрудников, оформились перспективы приобретения ею новых качеств. Важной составляющей работы по формированию базы данных становилось требование привязки к записям полных текстов. В отдельных случаях это были тексты в авторской редакции, то есть последние варианты публикации после согласования текста с рецензентами и редакцией. Собрание электронных текстов становилось «полным пакетом» трудов сотрудников и оформлялось в электронный архив научных публикаций организации. По сути, прежняя библиографическая БД трансформировалась в два достаточно независимых информационных ресурса, но связанных с помощью встроенных ссылок - библиографическую БД и полнотекстовый электронный архив. БД использовалась для управления и поиска в архиве, но обслуживание, организация и правовое оформление архива представлялось отдельной задачей. Решение этой задачи включает несколько обязательных составных частей:

2.1. Пополнение архива документами. В нашей организации архив формировался на основе «Положения об электронном архиве научных публикаций Института», в котором определялись цели и задачи, правила подачи документов в архив, приемлемые форматы, условия хранения документов.

2.2. Доступ к документам архива. Одной из наиболее трудоемких задач является взаимодействие с авторами для обеспечения легитимности электронного архива. В случае, когда все соавторы - сотрудники организации, и работа, отраженная в публикации, выполнялась в период работы сотрудника в Институте, публикация считается служебным произведением, и в силу ст. 1295 ГК РФ Институт является правообладателем. Сложнее проблема решается, если публикация зарубежная или же имеет соавторов, работающих в других организациях. В таких случаях вопрос открытости доступа необходимо решать дифференцированно, индивидуально для каждого документа в архиве. Технически в настоящее время разделение доступа к документам в архиве Института решается средствами, встроенными в САБ ИРБИС версии 2012.1 и предоставляемыми форматом pdf. На документ могут налагаться ограничения на печать и копирование, и, кроме того, каждый документ получает один из четырех статусов доступа: а) открытый; б) только в локальной сети КНЦ СО РАН; в) только в помещении библиотеки; г) нет доступа.

В перспективе на этом этапе развития также возможно решать вопрос о смене (либо параллельном развитии) технологической платформы управления архивом. Характерной особенностью этого этапа развития является выделение электронного архива как отдельного информационного ресурса, своеобразного хранилища данных, требующего специфических организационно-технологических методов работы с ним. Дальнейшее развитие библиографическая БД получает как система управления электронным архивом научных публикаций, что информационно обогащает БД, а ссылки на полные тексты делают их неразрывно связанными. Однако данный факт не исключает одновременное использование других систем управления архивом, таких как OAI или полнотекстовая база данных.

3. Электронный архив научных публикаций, дополненный библиографическими сведениями и текущим импакт-фактором журнала - источника публикации.

4. Электронный архив научных публикаций как динамически изменяющаяся, многосвязная БД является актуальным и востребованным информационным ресурсом. С одной стороны, он обеспечивает сохранность и полное отражение научных трудов организации в единой базе данных, с другой стороны, предоставляет необходимые сведения для достоверной оценки публикационной активности, сверки данных в отчетах и РИНЦ, библиометрических исследований. Отмеченные проблемы при создании ресурса подобного рода ждут своего решения, а предлагаемые программно-технологические разработки - широкого внедрения и распространения.

Опубликовано в сборнике:

Новые электронные технологии в информационном обслуживании ученых и специалистов Сибирского отделения Российской академии наук: материалы науч.-практ. семинара (г. Красноярск, 1-5 июля 2013 г.) / ФГБУН ГПНТБ СО РАН, ФГБУН Красноярский научный центр СО РАН; Ред. кол.: Е.Б.Артемьева (отв. ред.), Е.А.Базылева (отв. ред.), В.А.Дубовенко, Л.П.Павлова, О.А.Рогозникова, И.Г.Юдина. - Новосибирск: ГПНТБ СО РАН, 2014. - С.26-29.

Презентация доклада на семинаре

Страница Е.В.Ковязиной (ИВМ СО РАН)