Результаты контрольной недели по МБА (18-25 мая 1998 г.)
По решению собрания заведующих библиотеками НИУ СОРАН и сотрудников Отделения с 18 по 25 мая 1998 года была проведена контрольная неделя по определению качества выполнения требований,поступаемых по централизованной системе МБА. На контроль были взяты 9 библиотек. Критериями выбора было наличие электронной почты (ЭП) и активность в заказах по МБА.
Всего за неделю от 9 библиотек было получено 204 требования, в т.ч. по ЭП - 53 требования (26%), традиционным способом получено 151 требование. Распределение требований по институтам:
ИК - 27
ИОХ - 18
ИНХ - 18
ВЦ - 6
ИТФ - 58, в т.ч. по ЭП - 35
ИГ - 11, все по ЭП
ИМ - 7, все по ЭП
ИФП - 9
ИЦИГ - 50
Таким образом, большинство библиотек продолжают работать в традиционном режиме, даже те, у которых есть ЭП, например, ИК.
За неделю получены 202 заказанных книги и журнала и 20 отказов. Несоответствие с количеством принятых требований объясняется тем, что на неделе продолжали поступать выполненные заказы предыдущей недели, а вычленить их оказалось технически трудоемким процессом.
Контрольная неделя показала, что полнота выполнения заказов находится на высоком уровне: по ГПНТБ - 85%, по Отделению - 93%, по НИУ - 89%. Причины отказов Отделения две - "занято" и "нет в фонде", ГПНТБ - "нет", по отказам НИУ - "занято".
Выполнение запросов по институтам (полнота):
- ИК - 100%; Отделение - 55,5%, ГПНТБ - 25,9%, НИУ - 22,2%.
- ИОХ - 161% (либо требования предыдущей недели, либо не все заказы были отмечены). Отделение - 16,6%,ГПНТБ - 83,3%, НИУ - 61%.
- ИНХ - 100%; Отделение - 27,7%, ГПНТБ - 22,2%, НИУ - 55,5%.
- ВЦ - 66,6% (зафиксирован 1 отказ). Отделение - 16,6%, ГПНТБ - 16,6%, НИУ - 33,3%.
- ИТФ - 67,2% (6 отказов, в т.ч. 5 - из ГПНТБ, 1 - из Отделения) Получено из Отделения - 18,9%, ГПНТБ - 43%, НИУ - 5,2%.
- ИГ - 127% (выполнение ранее принятых требований)
Отделение - 36,3%, ГПНТБ - 90,7%, НИУ - 0.
- ИМ - 71,4%; Отделение - 14,2%, ГПНТБ - 57,1%, НИУ - 0.
- ИФП - 188%; Отделение - 55,5%, ГПНТБ - 100%, НИУ - 33,3%.
- ИЦИГ - 94% (2 отказа) Отделение-72%, ГПНТБ - 16%, НИУ - 6%.
Таким образом, самое большое число требований поступило от ИТФ, затем от ИЦИГ, ИК; совсем незначительное от ВЦ и ИМ.
ОПЕРАТИВНОСТЬ выполнения в среднем 2-3 дня.
Схема: а/ требования, полученные в понедельник и вторник, - выполнены в среду и четверг; б/ требования, полученные в среду и четверг, выполнены в четверг и пятницу; в/ требования, полученные в пятницу, выполнены в понедельник. Исключения составляют требования, требующие доработки по каталогам ГПНТБ, и они часто превращаются в отказы. Более оперативно выполняются требования, полученные по ЭП. Так, требования ИГ выполнялись в тот же день из фондов Отделения, или на второй, если были получены вечером. Требования, поступающие традиционным путем, выполняться могут даже лучше, в течение 1 недели. Пример: требование получено от читателя НИУ в пятницу, в Отделение попадет лишь в среду, в ГПНТБ - в четверг, и может быть выполнено в пятницу, в лучшем случае, а в худшем - в понедельник. В НИУ оно будет доставлено лишь в среду, т.е. больше чем через неделю. Выход - переходить на ЭП всем библиотекам.
Что дала контрольная неделя?
1/ Определила средний объем требований за неделю, т.к. на эксперимент были взяты библиотеки с наибольшим числом требований и имеющие ЭП.
2/ Определила полноту и оперативность выполнения заказов.
3/ Выявила отклонения от инструкции по централизованной системе МБА в части перенаправлений требований НИУ. Все требования должны проходить через Отделение, и оно должно перенаправлять их. Институты для большей оперативности делают это самостоятельно, используя Отделение лишь в качестве перевозчика (отсюда несоответствие принятых требований и выполненных заказов). Это характерно для библиотек ИОХ, ИФП, ИГ.
4/ Анализ отказов выявил небрежность заполнения требований (нет четкости в страницах, томах, названии журнала), а часто и ошибки (пишут год 1998, а при проверке оказывается 1997) и другие ошибки.
Л.Н.Белоносова, Л.П.Павлова
|
